Kassabuch

Hauptmaske „Kassabuch“.

Um die Barbeträge beim Kassen-Tagesabschluss automatisch ins Kassabuch zu übernehmen, ist der Parameter Stammdaten - Einstellungen Allgemein – Tageswechsel: Export Kassabuch zu aktivieren.

Für die automatische Verbuchung der Kassen-Tagesabschlüsse in das Kassabuch müssen vier Konten angelegt sein (alle mit Einstellung „Erfassung Tagesabschluss Kasse“, s.u. „Einstellungen – Konten“):

• Eines mit Typ „GeldtransitInKasse“ für die Erfassung von Tagesabschlüssen mit positiver Summe
• Eines mit Typ „GeldtransitAusKasse“ für die Erfassung von Tagesabschlüssen mit negativer Summe
• Eines mit Typ „Privateinlage“ für den Ausgleich eines eventuellen Minus-Saldos
• Eines mit Typ „Privatentnahme“ für die Gegenbuchung von Privateinlagen bei erneutem Export eines Tagesabschlusses

Beim Export werden sämtliche Bar-Umsätze des betreffenden Tages als eine Summe pro Währung verbucht. Würde das Kassabuch durch die Verbuchung eines negativen Tagesabschlusses einen negativen Saldo annehmen, wird die Differenz auf 0 durch eine automatische Plus-Buchung auf das Konto „Privateinlage“ ausgeglichen.

In der Datei „param.ini“ kann eingestellt werden, dass mehrere Programmverzeichnis auf das Kassabuch einer bestimmten Datenbank zugreifen („SQLDATENBANKEXTERN=…“ und „EXTERNKB=1“). Z.B. verwenden die Betriebsstellen „Restaurant“ und „Bar“ jeweils ein eigenes Programmverzeichnis. Die Kassabuchdaten sollen jedoch in einer der Datenbanken zusammenfließen, auch was den Export der Tagesabschlüsse betrifft. Hierfür ist bei Stammdaten - Einstellungen Allgemein – Tageswechsel: Kassabuch Betriebs-Nr bei jeder Betriebsstelle eine eindeutige Nummer zu hinterlegen. Anhand dieser Nummern können die Tagesabschlüsse der einzelnen Programmverzeichnisse unterschieden werden.

Button "Einstellungen"

Kassabücher:

Es können eines oder mehrere Kassabücher angelegt werden. Wenn die Barlosung der Kassen-Tagesabschlüsse automatisch erfasst werden sollen, muss bei einem davon „Erfassung Tagesabschluss Kasse“ eingestellt werden. Diese Einstellung kann immer nur bei einem Kassabuch aktiviert sein. Sobald ein Abschlussdatum eingetragen wird, kann auf dieses Kassabuch nicht mehr gebucht werden, auch die automatische Verbuchung der Tagesabschlüsse ist nicht mehr möglich. Kassabücher können nur gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen darin getätigt worden sind.

Nr 1. Beleg: Ab dieser Nr. beginnt die automatische, fortlaufende Vergabe der Belegnummern.

Bediener, Artikel-Nr:
Jedem Kassabuch muss ein Bediener und ein Artikel zugeordnet werden. Der Grund hierfür ist, dass Buchungen in das Kassenprotokoll geschrieben werden, was die Angabe von Bediener und Artikelnummer erfordert. Pro Kassabuch ist ein eigener Bediener anzulegen mit der Einstellung „Bediener für: Kassabuch“. Ebenso ist ein eigener Artikel anzulegen (ohne besondere Einstellungen), der für alle Kassabücher verwendet werden kann.

Anfangssalden in bis zu fünf Währungen.

Achtung

Eröffnungsdatum, Nr 1. Beleg, sowie Anfangssalden können nachträglich nicht mehr bearbeitet werden.

Konten:

Es können verschiedene Konten angelegt, sodass diese dann bei einer Buchung ausgewählt werden können. Jedes Konto muss einem der vorgegebenen Typen zugewiesen werden (z.B. „Einzahlung“, „Auszahlung“, etc.). Der Typ eines Kontos kann nur geändert werden, wenn noch keine Buchungen auf dieses Konto erfolgt sind. Je nach Typ sind auf das betreffende Konto nur positive oder negative Buchungen möglich.
„Konto für Tagesabschluss Kasse verwenden“: Beim Export des Kassen-Tagesabschlusses werden automatisch diese Konten verwendet (s.o.). Auf solche Konten können keine manuellen Buchungen getätigt werden.

Kommentare:

Hier können Kommentar-Vorlagen gespeichert werden, die dann beim Erstellen einer Buchung zur Auswahl stehen.

Startansicht

Wiederholen Tagesabschluss Kasse:
Wird der Tagesabschluss eines früheren Datums erneut ausgegeben, werden die entsprechenden Daten erneut in das Kassabuch exportiert, sofern der Parameter „Datenexport“ aktiviert ist. Alle existierenden Datensätze, die durch den Kassen-Tagesabschluss für dieses Datum (und ggf. für diesen Betrieb, s.o.) erstellt wurden, werden vorher durch Gegenbuchungen auf entsprechende Gegenkonten ausgeglichen.

Hinweis

Tagesabschluss-Datensätze können nicht direkt im Kassabuch bearbeitet oder gelöscht werden, immer nur über den Umweg, Zahlungssätze an diesem Datum zu ändern und den Tagesabschluss erneut auszugeben.

Belege erstellen, bearbeiten, löschen:

In der Hauptansicht oben bei „Kassabuch“ das Kassabuch auswählen, in der die Buchung erfolgen soll.
Mit Neu kann ein neuer Beleg erstellt werden. Die Angabe von Datum, Betrag, Währung und Konto ist verpflichtend. Optional kann ein Kommentar angegeben werden (durch Auswahl aus dem Drop-down-Feld – s.o. Einstellungen – Kommentare – oder manuell).

Hinweis

Es ist nicht möglich, ein Datum höher als das Systemdatum einzugeben.

Buchungen können nur bearbeitet oder gelöscht werden, wenn sie seit dem letzten Einstieg in das Kassabuch erstellt wurden, nach Verlassen des Kassabuchs und erneutem Einstieg nicht mehr.

Kann ein Datensatz nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden, müssen nachträgliche Korrekturen mit Gegenbuchungen erfolgen - unter Verwendung der entsprechenden Konten.

Buchungen Schriftfarbe:

• Grün: Neue Buchungen (seit letztem Einstieg), können bearbeitet oder gelöscht werden
• Rot, orange: Bei erneuter Verbuchung eines Kassen-Tagesabschlusses werden die originalen Buchungen rot dargestellt, die Buchungszeilen zur Ausbuchung der originalen Datensätze (mit umgekehrtem Vorzeichen) orange.
• Schwarz: alle anderen

Ausgabe:

Der Report listet auf: Anfangssalden, Summen Ein- und Ausgänge, Summen der Buchungen gesamt, Salden aktuell (alles unterteilt nach Währungen), sowie darunter die einzelnen Buchungen.

Es werden dabei evt. Filtereinstellungen, die im Grid getroffen wurden, berücksichtigt.

„Ausgabe Datum von-bis“:
Als ‚Saldo per [Datum von]‘ scheinen die Anfangssalden des Kassabuchs zzgl. der Summen aller Buchungen mit Datum kleiner als ‚Datum von‘ auf.

Als ‚Saldo per [Datum bis]‘ scheinen die oben genannten Summen zzgl. der Summen aller Buchungen im gewählten Zeitraum auf.

Filtereinstellungen, die evt. im Grid getroffen wurden, werden bei dieser Option nicht berücksichtigt.

Kassabuch Eintrag im Boniersystem:

Buchungen können auch im Boniersystem mit Hilfe von eigens dafür konfigurierten Artikeln vorgenommen werden. Vgl. Stammdaten - Artikel „Funktionstaste ‚Bargeldbestand eingeben‘“ und „Funktionstaste ‚Eintrag Kassabuch‘“.