Gutscheinverwaltung

Allgemeines

MELZER X3000 bietet sowohl Schnittstellen zu Gutschein-Fremdsystemen, als auch eine programminterne Gutscheinverwaltung (X3000).

Info

Es handelt sich um ein lizenzpflichtiges Modul.

Unter Stammdaten-Gutscheinverwaltung können Gutscheingruppen und Gutscheine verwaltet werden, wobei die Bearbeitung von Gutscheinen aus Fremdsystemen nur in eingeschränktem Maß möglich ist, die Bearbeitung erfolgt hier i.d.R. im Fremdsystem.

Mit der Gutscheinverwaltung können Gutscheine angelegt, verwaltet, verkauft, geprüft, eingelöst und ausgewertet werden. Auch bereits verkaufte Gutscheine können nachträglich eingegeben werden (bei manchen Fremdsystemen sind nicht alle der erwähnten Funktionen in der Kasse möglich).

Auf der Kassenrechnung wird jede Gutscheinnummer als EAN-Code angeführt. Dadurch kann beim Einlösen des Gutscheins die Nummer gescannt werden.

Beim Verkauf eines Gutscheins kann ein individuell gestaltetes Gutschein-Formular gedruckt werden.

Einstellungen in der Kasse:

Bei Gutscheinverwaltung X3000: Einstellungen - Einstellungen allgemein - Allgemein: Gutscheinverwaltung X3000: Suche Gutschein nach Name.
Bei Einlösung eines Gutscheins kann im Boniersystem ein Gutschein nach Namen gesucht werden.

Einstellungen - Einstellungen pro Arbeitsplatz – Schnittstellen – Gutscheinverwaltung:
„X3000“ oder eines der Fremdsysteme auswählen.

Einstellungen - Einstellungen pro Arbeitsplatz - Formulare: In den Rechnungsformularen müssen die Felder für den Druck der EAN-Codes eingefügt werden (diese können von einem Rechnungsformular im Verzeichnis WS kopiert werden). Eigenes Bonformular für den Druck des Gutscheins beim Gutscheinverkauf anlegen. Im Verzeichnis WS gibt es dafür die Vorlage 80MM-GS.MRT.

Zahlungswege - Zahlungsarten: Zahlungsart anlegen und bei „Art“ „Gutschein X3000“ oder „Gutschein [Fremdsystem]“ auswählen.

Stammdaten - Artikel:
Jeweils einen Artikel für „Gutschein Verkauf“, „Gutschein prüfen“ und „Gutschein Storno“ anlegen. Unter Diverses-Gutschein die entsprechenden Einstellungen treffen (X3000 oder Fremdsystem, „Gutschein Verkauf“, „Gutschein prüfen“ oder „Gutschein Storno“).

Artikel „GS Verkauf“: Wenn gewünscht, einen Preis eintragen, dieser Betrag wird dann aufgebucht. Bei Preis 0 kann ein variabler Betrag aufgebucht werden – in diesem Fall unter „Diverses“ „Preis 0 darf boniert werden“ deaktivieren.
„Umsatzneutral, von Barsumme NICHT abziehen“ einschalten.

Einer Warengruppe mit 0% MwSt zuordnen.
Sortierkennzeichen Bondruck für Druck des Gutscheines angeben.
Artikel „GS Storno“: Unter „Diverses“ „Minusartikel“ aktivieren.
Preis auf 0 setzen.
„Umsatzneutral, von Barsumme NICHT abziehen“ einschalten.
Einer Warengruppe mit 0% MwSt zuordnen.
Sortierkennzeichen Bondruck für Druck des Gutscheines angeben.

Gutscheine

Unter Stammdaten-Gutscheinverwaltung-Gutscheine können Gutscheine angelegt, bearbeitet und ausgewertet werden.

Gutscheine werden gruppiert nach Gutscheingruppe aufgelistet.

Neu:

Die explizite Anlage eines Gutscheins ist nur notwendig, wenn ein bereits verkaufter Gutschein nachträglich im System erfasst werden soll, oder wenn die Gutscheingruppe, in der er sich befindet, über keinen Range (s.o.) verfügt. Bei Gruppen mit Range müssen die einzelnen Gutscheine nicht angelegt werden, es wird beim Verkauf immer die nächste freie Nummer gesucht.

• Zuerst in der Tabelle die Gutscheingruppe wählen, in der ein neuer Gutschein angelegt werden soll.

• Es öffnet sich ein Fenster „Gutschein neu“. Gutschein-Nr eingeben, bzw. – sofern die Gutscheingruppe über einen Range verfügt – mit dem Button „Freie Nr suchen“ die nächste freie Nummer suchen.

• Bei Gutscheinen des Typs „X3000“ kann optional Vor- und Nachname, Wert und Restwert, Datum und Zeit des Verkaufs, sowie „Gesperrt“ angegeben werden. Diese Angaben müssen bei Gutscheinen aus Fremdsystemen im jeweiligen System erfolgen.

Bearbeiten:

Zuerst in der Tabelle einen Gutschein auswählen. Es öffnet sich ein Fenster „Gutschein bearbeiten“. Bei Gutscheinen aus Fremdsystemen kann lediglich die Eigenschaft „Gesperrt“ geändert werden.

Bei Gutscheinen des Typs „X3000“ können alle Werte (Vorname, Name, Bemerkung, Wert und Restwert, Datum und Zeit der Bearbeitung, Gesperrt) geändert werden, solange im Boniersystem noch keine Aktion erfolgt ist (z.B. Abbuchung). Ab dann kann in den Stammdaten nur noch Vorname, Name und Bemerkung geändert werden.

Löschen:

Das Löschen eines Gutscheins ist nur möglich, wenn der Gutschein noch frei oder bereits eingelöst ist, d.h., der Restwert muss 0 sein.

History:

Zuerst in der Tabelle einen Gutschein auswählen. Zeigt den Verlauf eines einzelnen Gutscheins an (Anlage, Verkauf, Abbuchungen…).

Ausgabe:

• Offene Gutscheine: Alle per ausgewähltem Stichtag offenen Gutscheine mit Gesamtsaldo
• Verkaufte, eingelöste Gutscheine: Alle in einem anzugebenden Zeitraum erfolgten Verkäufe/Aufwertungen, bzw. Einlösungen/Rückzahlungen mit Gesamtsaldo
• Überzogene Gutscheine: Alle per ausgewähltem Stichtag überzogenen Gutscheine mit Gesamtsaldo
• Verfallene Gutscheine: Hiermit können alle Gutscheine ausgewertet werden, deren Ablaufdatum kleiner als das Kassendatum ist, und die noch nicht vollständig eingelöst wurden. Es kann ein Zeitraum angegeben werden, innerhalb dessen sich das Ablaufdatum befinden soll.

Menü „Extras“:

„X3000 Gutscheine aus Datei einlesen“ bzw. „Incert Gutscheine aus Datei einlesen“:
Mit diesen Funktionen können Gutscheine aus einer Datei eingelesen werden.

Zuerst in der Übersicht eine Gutscheingruppe auswählen, in die die Gutscheine importiert werden sollen.

Hinweis

Die Gruppe muss dem jeweiligen Typ entsprechen (X3000 oder Incert) und darf keinen Range besitzen.

Nach Auswahl einer der Funktionen erscheint ein Hinweis zum jeweils erforderlichen Dateiformat. Der Import kann in diesem Moment noch abgebrochen werden.

Gutscheingruppen

Unter Stammdaten-Gutscheinverwaltung-Gutscheingruppen können Gruppen angelegt werden, in denen Gutscheine nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden. Beim Verkauf eines Gutscheins muss die entsprechende Gruppe gewählt werden.

Eine Gutscheingruppe verfügt über folgende Eigenschaften:

• Nr und Bezeichnung
• Typ (X3000 oder Fremdsystem)
• Präfix und numerischer Bereich von-bis: diese Angabe ist optional. Damit kann ein Gutscheincode-Wertebereich (Range) für diese Gruppe festgelegt werden und damit die Anzahl der verfügbaren Gutscheine. Wird ein Präfix vergeben, muss auch ein num. Bereich angegeben werden und umgekehrt. Das Präfix darf nicht mit einer Ziffer enden, erlaubte Zeichen sind: A-Z 1-9 - _
  Wird beim Gutscheinverkauf eine Gruppe mit Range gewählt, wird die nächste freie Nummer in diesem Range vergeben.
  Der Gutschein muss in diesem Fall also nicht vorher in Stammdaten-Gutscheine angelegt worden sein.
  Der Gutscheincode besteht dabei aus dem Präfix, gefolgt von der Nummer, die ggf. mit Vornullen aufgefüllt wird, so dass sich für alle Codes die gleiche Länge ergibt.
  Z.B. Präfix 'GS', num. Bereich '1-1000' ergibt 'GS0001' - 'GS1000'"
• Gültigkeitszeitraum: Es muss entweder 'Gültig von-bis', 'Gültig Anz. Tage ab Verkauf' oder ‚Gültig bis Jahresende (VK-Datum) + ... Jahre‘ angegeben werden.
• Teilbar: Es können Teilbeträge von Gutscheinen dieser Gruppe abgebucht werden.
• Überziehen erlaubt (nur bei Typ X3000): Der Restwert des Gutscheins kann einen negativen Wert annehmen. Dafür muss auch „Teilbar“ eingestellt sein.
• Namenseingabe bei Verkauf: Beim Verkauf kann der Name des Empfängers angegeben werden.
• Inaktiv: Gutscheine aus dieser Gruppe können nicht verkauft werden.

Info

Die Eigenschaften der Gruppe werden auf alle zugeordneten Gutscheine übertragen.

Änderungen an Gutscheingruppen können nur gespeichert werden, wenn sie nicht mit Eigenschaften bereits existierender Gutscheine aus dieser Gruppe kollidieren (z.B. Änderung des Präfix, wenn bereits Gutscheincodes mit diesem Präfix vorhanden sind).

Handhabung im Boniersystem

Gutschein Verkauf (nur an Desktop-Kasse):

Artikel „Gutschein Verkauf“ bonieren. Ist beim Artikel „Gutschein-Verkauf“ kein Preis hinterlegt, öffnet sich ein Eingabefenster zur Betragseingabe.

Einzelnen Gutschein verkaufen (Option „Gutscheinnummer“):
Einzelne Gutscheine können auf folgende Weise verkauft werden:

• Button „Neue Gutscheinnummer suchen“: Es öffnet sich eine Gutscheingruppen-Übersicht. Wird eine Gruppe ausgewählt, wird darin die nächste freie Nummer gesucht und vergeben.
• Button „Suche Gutschein nach Name“ (Button ist nur sichtbar, wenn der Parameter Einstellungen - Einstellungen allgemein – Allgemein: Gutscheinverwaltung X3000: Suche Gutschein nach Name aktiviert ist): Es öffnet sich eine Übersicht mit allen Gutscheinen und dem zugehörigen Namen (falls angegeben). Über eine Suchfunktion kann ein Gutschein nach Name gesucht werden.
• Nummer eingeben oder einscannen

Ist in der entsprechenden Gutscheingruppe die Option „Namenseingabe bei Verkauf“ aktiviert, erscheint anschließend ein Eingabefenster, wo Name und Bemerkung eingegeben werden können. Diese Informationen können auch mit „Karteiübersicht“ aus der Gästekartei abgerufen werden.

Mit „Gutschein Verkauf“ kann auch ein bestehender Gutschein aufgewertet werden.

Mehrere Gutscheine gleichzeitig verkaufen (Option „mehrere Gutscheine“):
Anzahl der gewünschten Gutscheine angeben (max. 50) und nach Bestätigung Gutscheingruppe auswählen. Sind in der gewählten Gruppe nicht ausreichend freie Nummern verfügbar, erfolgt ein Hinweis und die Aktion wird abgebrochen.

Das Ablaufdatum eines Gutscheins ergibt sich aus der Einstellung der entsprechenden Gutscheingruppe.

Folgende Informationen werden auf der Rechnung gedruckt:

• Gutscheinnummer
• Guthaben (=Gutscheinwert)
• Gültig bis

Verkauften Gutschein stornieren (nur an der Kasse):

Artikel „Gutschein Storno“ bonieren, es kommt die Frage nach dem zu stornierenden Betrag.
Anschließend ist die Gutscheinnummer anzugeben.

Ablauf Bezahlen mit Gutschein:

Für die Bezahlung mit Gutschein muss unter „Div. Zahlungsarten“ die entsprechende Zahlungsart ausgewählt werden.

Gutschein einscannen, bzw. Nummer eingeben.

Es erfolgt eine Prüfung, ob der Gutschein vorhanden und gültig ist.

Die Gutscheindaten werden am Bildschirm angezeigt.

Reicht das Guthaben nicht aus, wird das Restguthaben verwendet, der Restbetrag kann mit einem weiteren Gutschein oder jeder beliebigen Zahlungsart bezahlt werden.

Ist der Gutscheinwert höher als der Zahlungsbetrag, wird der Zahlungsbetrag vom Gutschein abgebucht. Falls der Gutschein teilbar ist, bleibt der Restwert bestehen, ansonsten gilt der Gutschein als entwertet.

Gutscheinnummer und Restwert werden auf der Rechnung angedruckt.

Rechnungskorrektur:
Diese ist nur mit Chefbediener möglich. Zusätzlich erscheint ein Warnhinweis, dass durch diesen Vorgang Gutschein(e) wieder aufgewertet werden.

Gutschein prüfen:

Um den Status eines Gutscheines abfragen zu können, kann der Artikel „Gutschein prüfen“ boniert werden. Es erfolgt die Anzeige der Gutscheininformationen.