Fiskalisierung Deutschland allgemein

Datensicherung

• Grundsätzlich ist der gesamte Kassenordner täglich zu sichern.

• Das für die Finanz wichtigste File befindet sich im Ordner Fiskaltrust\Service, und hat die Endung .sqlite.

  Achtung

  Dieses File darf auf keinen Fall verloren gehen.

• Unter <Fiskaltrust>\Service\Exports\<queueID>\TAR werden die exportierten TAR-Archive gespeichert.

  Achtung

  Diese Dateien müssen unbedingt archiviert werden, da nach dem Export die Daten auf der TSE gelöscht werden!

Fiskal Artikel

• Durch das Ausführen X3000FiskalTools.exe werden folgende Artikel angelegt:
  • 80031 Inbetriebnahme
  • 80032 Außerbetriebnahme
  • 80033 Null-Beleg
  • 80034 Tages-Beleg manuell
  • 80035 Fiskal Not-Aus
  • 80036 TSE trennen
  • 80037 TSE verbinden
• Die entsprechende Einstellung des Artikels findet man in Stammdaten → Artikelverwaltung → Artikel → Diverses → Fiskal.

RKSV-Belege

Null-Beleg

• Der Null-Beleg dient zur Überprüfung der Sicherheitseinrichtung und kann jederzeit erstellt werden.
• Normalerweise wird dafür Artikel 80033 verwendet.
• Notwendig ist das Erstellen eines Null-Beleges zur Wiederinbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung, falls diese ausgefallen ist (z.B. TSE nicht erreichbar).
• Auf jedem erfolgreichen Null-Beleg werden Informationen zur TSE angedruckt.

Tagesbeleg, Monatsbeleg, Jahresbeleg

Bei diesen Belegen handelt es sich jeweils um einen Null-Beleg.
Diese Belege sind gesetzlich vorgeschrieben und werden automatisch durch den entsprechenden Tagesabschluss erstellt.

• Der Tagesbeleg ist jeweils der letzte Beleg des Kassendatums.
• Der Monatsbeleg ist jeweils der letzte Beleg des Monats.
• Der Jahresbeleg ist jeweils der letzte Beleg des Kalenderjahres.
• Es gilt jeweils das Kassendatum, nicht das Systemdatum.

Achtung

Ab Fiskaltrust Version 1.3.9 (Queue und TSE) werden beim Erstellen dieser Belege die TSE-Daten exportiert. Das Erstellen des Belegs kann dadurch einige Zeit in Anspruch nehmen.

Tagesbeleg, manuell nachholen

Falls der Tagesbeleg nicht automatisch funktioniert hat, kann dieser manuell nachgeholt werden.

• Normalerweise wird dafür Artikel 80034 verwendet.

Fiskal Not-Aus

• Um bei einem Ausfall der TSE oder des Fiskaltrust-Dienstes unnötige Timeouts zu vermeiden, kann durch bonieren des Artikels „Fiskal Not-Aus“ die Sicherheitseinrichtung für das gesamte Kassennetzwerk deaktiviert werden.
• Normalerweise wird dafür Artikel 80035 verwendet.
• Die Belege enthalten dann den Hinweis „Elektronisches Aufzeichnungssystem ausgefallen“.
• Sobald die Sicherheitseinrichtung wieder funktioniert, muss ein Null-Beleg erstellt werden.
• Dieser Null-Beleg startet die „Ausfall-Nacherfassung“, dadurch werden die betreffenden Belege in die TSE geschrieben.
• Der Vorgang wird durch einen automatischen Null-Beleg abgeschlossen und „Fiskal Not-Aus“ ist wieder ausgeschaltet.

Anforderungen an den Beleg

Nach §2 und §6 der Kassensicherungsverordnung (http://www.gesetze-im-internet.de/kassensichv) muss ein Beleg folgende Anforderungen erfüllen:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
• Menge und Art bzw. Umfang der Leistungen
• Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz (bzw. Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung)
• Datum und Zeitpunkt des Vorgangbeginns der Erstbestellung
• Die Transaktionsnummer
• Die Art des Vorgangs ("processType")
• Die Daten & Zahlungsart des Vorgangs ("processData")
• Den Zeitpunkt des Vorgangbeginns und der Vorgangsbeendigung ("TSE-Start", "TSE-Ende")
• Einen Prüfwert ("TSE-Signatur")
• Die Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls ("TSE-PublicKey", "KasseID/KasseSerienNr")

Diese Daten müssen zwingend am Bon ersichtlich sein. Seit 30. Juli 2021 ist es erlaubt entweder die Daten als Klartext oder als QR-Code zu drucken.

Hinweis

Für die Variante mit QR-Code und nur den notwendigen Informationen ist mindestens Fiskaltrust Version 1.3.23 & MELZER X3000 Version 16.06.33 bzw. 16.07.18 notwendig!

Standardmäßig wird immer davon ausgegangen, dass der QR-Code gedruckt wird. Ist dieser nicht vorhanden muss im Fiskaltrust-Portal bei der entsprechenden Queue der Schlüssel "FlagOptionalSignatures" mit dem Wert "False" hinzugefügt werden!

Damit der QR-Code lesbar ist, sollte eine Seitenlänge von 35mm eingestellt werden.

Auswertungen

• Hauptmaske → Auswertungen → Protokoll → Rechnungen → Fiskal-Belege.
• Bonieroberfläche → Rechnungskorrektur → erweiterte Kriterien → nur Fiskal-Belege.

Update Fiskaltrust-Dienst

Update-Packages:

• Im Fiskaltrust-Portal bei der TSE und der Queue die neueste Versionsnummer einstellen.
• Cashbox: Rebuild Configuration
• Beim Kunden den Fiskaltrust-Dienst neu starten.

Update Launcher:

• Zuerst bei Queue und TSE die neueste Version auswählen
• Cashbox: Rebuild Configuration
• Button „dotnet Launcher download“ Zip-File herunterladen und in den Fiskaltrust-Ordner entzippen
• Fiskaltrustdienst beenden
• X3000FiskalTools.exe starten → NICHTS aktivieren → Button "STARTEN"
  • Dadurch wird der Fiskaltrust Service Ordner festgelegt!
• Fiskaltrustdienst starten

Es sollte zumindest Fiskaltrust-Launcher Version 1.3.4 verwendet werden. Die Version ist beim Starten der test.cmd ersichtlich.

Transfer.exe

• Für die Fiskalisierung die die Transfer.exe nicht notwendig.
• Falls jedoch eine Transfer.exe gestartet ist, übernimmt diese zusätzlich folgende Aufgaben:
  • Jede Transfer.exe prüft zu jeder vollen Stunde, ob ein Monatsbeleg oder Jahresbeleg nachgeholt werden muss, falls notwendig, wird dieser erstellt.
  • Zu jeder vollen Stunde wird außerdem geprüft, ob Belege noch nicht signiert sind (z.B. durch einen vorübergehenden Ausfall der Sicherheitseinrichtung). Diese Belege werden dann automatisch nachsigniert. Der Vorgang wird durch einen automatischen Null-Beleg abgeschlossen.

Export DFKA, DSFinV-K, TAR-Files

Hinweis

Die genaue Beschreibung der Exporte finden Sie unter Quickstart - Finanzprüfung und Exporte

Bargeldbestand/Geldmanagement

Der Steuerpflichtige ist verpflichtet jede Bargeldbewegung zu dokumentieren. Dies kann händisch in einem Kassabuch, in einer dafür vorgesehenen externen Software bzw. elektronischen Kassabuch oder in MELZER X3000 (mittels Modul Kassabuch) geschehen. Der Steuerpflichtige muss diese Dokumentation der Bargeldbewegungen bei einer evtl. Kassennachschau bzw. Prüfung vorlegen können. In MELZER X3000 kann zusätzlich zu den Aufzeichnungen im Kassabuch der Bargeldbestand pro Bediener mitgeführt werden, da jede Buchung jederzeit einem Bediener eindeutig zugewiesen werden kann. Der Bargeldbestand kann durch Buchung spezieller Bargeldartikeln (Anfangsbestand, Geldtransit, Einzahlung, Auszahlung, etc. ...) und dem täglichen Barumsatz verändert werden und sollte der tatsächlichen Summe an Bargeld in der jeweiligen Kellner-Geldtasche oder Kassenlade entsprechen.

Hinweis

Die Erfassung des Bargeldbestandes pro Bediener ersetzt nicht die Führung eines ordnungsgemäßen Kassabuchs. Bei einer Kassennachschau bzw. Prüfung kann die Vorlage einer detaillierten Bargeldaufzeichnung zur Klärung einzelner Sachverhalte dienlich sein.

Auswertungen:

Es stehen verschiedene Auswertemöglichkeiten zur Verfügung. Grundsätzlich wird der aktuelle Bargeldbestand und alle damit zusammenhängenden Buchungen auf der Bedienerabrechnung im Abschnitt "Bargeldbestand" ausgewiesen. Diese Aufstellung ist auch auf dem Tagesabschluss ersichtlich, wenn die Option "Bedieneraufstellung" unter "Einstellungen → Einstellungen Allgemein → Tageswechsel → Auf Tagesabschluss anführen:" aktiviert ist. Unter "Auswertungen → Protokoll" können die Bargeldbestand-Eingaben eines beliebigen Zeitraumes ausgewertet werden. Dazu unter "Auswahl-2" den Punkt "Bargeldbestand-Eingaben" auswählen. Die Auswertung kann nach "Datum" und "Bediener" zusätzlich gruppiert werden.

Bargeldbestand pro Bediener manuell mitführen:

Standardmäßig beginnt jeder Tag mit einem "leeren" Bedienerkonto. Sollte sich zu Arbeitsbeginn, bereits Bargeld in der Kellner-Geldtasche oder in der Kassenlade befinden, kann dieser mittels einer optionalen Anfangsbestand-Buchung erfasst werden.

Hinweis

Wurde am Vortag das gesamte Bargeld entnommen und eine entsprechende Geldtransit-Buchung durchgeführt, muss das Wechselgeld auch mit einer Geldtransit-Buchung wieder erfasst werden! Bei der Bedienerabrechnung werden alle getätigten Bargeldbuchungen und der aktuelle Barumsatz ausgewiesen.

Bargeldbestand pro Bediener automatisch mitführen

MELZER X3000 v16.07.xx bietet die Möglichkeit den Bargeldbestand automatisch pro Bediener mitzuführen und mittels TSE abzusichern. Dies kann unter "Einstellungen – Einstellungen Allgemein - Allgemein" über den Parameter "Bargeldbestand mitführen (Fiskalisierung Deutschland)" aktiviert werden. Ist diese Einstellung aktiviert, wird beim Tagesabschluss der Endbestand als Anfangsbestand für den folgenden Tag gebucht. Um den Endbestand zu reduzieren, muss vor dem Tagesabschluss eine entsprechende "Geldtransit"-Buchung mit dem jeweiligen Bediener ausgeführt werden. Das Ausbuchen des Barumsatzes pro Bediener, kann optional automatisch beim Tagesabschluss erfolgen. Hierzu muss der Zusatzparameter "Bar-Umsatz automatisch ausbuchen" unter "Einstellungen – Einstellungen Allgemein - Allgemein" aktiviert werden.

Hinweis

Bitte beachten Sie, dass die entsprechenden Buchungen erst bei der Erstellung des Tagesabschlusses erfasst werden!

Hinweise bei Verwendung des Moduls MELZER X3000 Kassabuch:

• Ist das Modul Kassabuch aktiviert und die Verbuchung des Tagesabschlusses ins Kassabuch erfolgt automatisch, erfolgt auch keine Bargeldbewegung aus dem Kassensystem. Der Bargeldbestand wird nur vom entsprechenden "imaginären" Bedienerkonto auf das Kassabuchkonto umgebucht.
• Der Geldtransit von Bargeld aus dem Kassensystem in den Tresor oder zur Bank, muss mit einer zusätzlichen Buchung im Kassabuch dokumentiert werden.

Differenzen ausgleichen

Sollten Differenzen zwischen Bargeldbestand und tatsächlichem Bestand auftreten müssen diese mittels einer Differenz-Soll-Ist-Buchung ausgeglichen werden.

Hinweis

Wurde der Anfangsbestand falsch erfasst, muss zuerst eine Minusbuchung des aktuellen Anfangsbestandes ausgeführt werden, danach kann der Anfangsbestand neu eingegeben werden.

Wichtiger Hinweis

Der Steuerpflichtige ist in jedem Fall dafür verantwortlich, dass Bargeldbewegungen AUS dem Kassensystem bzw. internen Kassabuch in einem nachgelagerten System erfasst und dokumentiert werden (z.B.: Tresorbuch, externes Kassabuch, etc. ...)!

Bargeldartikel

Anfangsbestand:

Der Anfangsbestand stellt die tatsächliche Summe an Bargeld zu Beginn des jeweiligen Abrechnungszeitraums dar. Der Anfangsbestand verändert nicht die Vermögenszusammensetzung eines Unternehmens. Die Eingabe ist optional!

Beispiel:
Am Vortag verbleiben 300€ in der Kassenlade. Am Beginn des nächsten Abrechnungszeitraumes kann nun ein Anfangsbestand von 300€ erfasst werden.

• Funktionstate "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Anfangsbestand

Geldtransit:

Der Geldtransit bezeichnet die Entnahme/Einlage von Bargeld, um es z.B. zur Bank oder in einen Tresor zu bringen. Zusätzlich dient der Geldtransit der Darstellung von Bargeldverschiebungen innerhalb eines Unternehmens.

Beispiel:

• Es werden 100€ Wechselgeld aus dem Tresor in die Kassenlade eingelegt.

  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: GeldtransitInKasse

• Bei Geschäftsschluss wird Bargeld aus der Kassenlade entnommen und in den Tresor gelegt oder zur Bank gebracht.

  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: GeldtransitAusKasse

• Bediener 1 übergibt Bediener 2 100€ aus seiner Kassenlade als Wechselgeld.

  • Schritt 1.: Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: GeldtransitAusKasse
  • Schritt 2.: Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: GeldtransitInKasse

Privatentnahme/Privateinlage:

Die Privateinlage dokumentiert die Einlage von Bargeld aus der Privatsphäre des Unternehmers in das Kassensystem.
Die Privatentnahme dokumentiert die Entnahme von Bargeld aus dem Kassensystem zu privaten Zwecken des Unternehmers.
Beispiele:

• Der Unternehmer legt Geld aus seinem Privatvermögen in die Kasse ein
  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Privateinlage
• Der Unternehmer entnimmt Bargeld aus der Kasse, um privat einkaufen gehen zu können
  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Privatentnahme

Lohnzahlung:

Die Lohnzahlung bildet eine (Teil-)Zahlung des Lohnes aus der Kasse ab. Beispiel:

• Der Unternehmer bezahlt dem Arbeitnehmer den vereinbarten Lohn mit Bargeld direkt aus der Kasse.
  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Lohnzahlung

Einzahlung/Auszahlung:

Die Ein- bzw. Auszahlung dient dazu, Geldflüsse abzubilden, welche über alle anderen Arten nicht erfasst werden können. Diese Zu- bzw. Abflüsse müssen anschließend im Kassenbuch oder den sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen noch weiter differenziert und dokumentiert werden.
Beispiel:

• Der Bediener bezahlt den Lieferanten mittels Bargeldes aus der Kassenlade

  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Auszahlung
    ODER
  • Artikel "Umsatzneutral Auszahlung, von Barsumme NICHT abziehen", Zahlungsart BAR

• Ein Kunde bezahlt eine offene Rechnung mit Bargeld

  • Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Einzahlung ODER
  • Artikel "Umsatzneutral Einzahlung, von Barsumme NICHT abziehen", Zahlungsart BAR

• Ein Kunde bezahlt eine offene Rechnung mit Kreditkarte

  • Artikel "Umsatzneutral Einzahlung, von Barsumme NICHT abziehen", Zahlungsart CC

• Ein Gast möchte eine Packung Zigaretten und der Kellner geht zum Zigarettenautomaten und kauft dem Gast diese Zigaretten.

  • Schritt 1.: Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: Auszahlung
  • Schritt 2.: Artikel "Umsatzneutral Einzahlung, von Barsumme NICHT abziehen"

Differenz-Soll-Ist:

Differenz-Soll-Ist stellt die Abweichung zwischen einem errechneten und dem gezählten Bargeldbestand dar, der bei Überprüfung der Kassensturzfähigkeit bzw. einem Kassensturz auftreten kann. Diese Differenzen müssen im Kassenbuch oder den sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen weiter differenziert und dokumentiert werden.
Beispiel:
Der Bediener druckt eine Bedienerabrechnung. Auf dieser wird ein Bargeldbestand von 500€ ausgewiesen. In der Kassenlade befinden sich allerdings nur 499€. Die Differenz wird über eine Buchung ausgeglichen.

• Funktionstaste "Bargeld-Bestand eingeben" - Art: DifferenzSollIstZuWenigInKasse

Logbuch

Auf c:\mfserver: (xyz = Arbeitsstationsnummer)

• RKSVxyz.LOG
• FISAKL_SIGNATURExyz.LOG

Offline-Modus

• Belege, die mit einer Offline-Kasse erstellt werden, enthalten den Hinweis „Elektronisches Aufzeichnungssystem ausgefallen“.
• Beim Importieren in die Online-Kasse werden die Belege mit dem Flag „Ausfall-Nacherfassung“ importiert.

E-Mail Überwachung

• Der Dienst „X3000_Service_…“ überwacht die Sicherheitseinrichtung, und sendet lt. „Einstellungen allgemein – E-Mail“ im Fehlerfall ein E-Mail.
• Bei nur noch 50000 verfügbaren Signaturen oder bei einer Speicherbelegung von über 80% wird jeden Tag ein E-Mail versendet.
• Beim Programmstart der Kasse und der App MobileKasse, und beim Start in das Boniersystem der Kasse wird geprüft, ob der Dienst „X3000-Service_…“ gestartet ist. Falls nicht, wird ebenfalls ein E-Mail gesendet.
• Durch diese doppelte E-Mail-Überwachung überwacht einerseits der Dienst „X3000_Service_...“ die Sicherheitseinrichtung, und andererseits überwachen die anderen Programme den Dienst „X3000_Service_...“.

Check Fiskaltrust-Dienst beim starten des Boniersystems

Nach dem Programmstart wird beim ersten Start in das Boniersystem geprüft, ob der Fiskaltrust-Dienst gestartet ist. Die Anzahl der Versuche kann in der param.ini eingestellt werden. Falls nichts eingestellt ist, werden 10 Versuche unternommen (pro Versuch ca. 10-12 Sekunden Wartezeit). In der param.ini kann im Bereich [FISKAL] folgender Eintrag gemacht werden: CHECKSERVICEVERSUCHE=.. (Wert 0 bis 99 ist zulässig)

Downloads

• Swissbit TSE Maintenance Tool hier herunterladen.